Gestão de Fretes na Operação Logística do Embarcador

Uma conta que jamais pode ser negligenciada pelos embarcadores é a soma de seus custos de distribuição e entrega, diretamente relacionados ao total gasto com as transportadoras contratadas. Isto é, tudo que está inserido na operação com parceiros precisa ser efetivamente gerenciado – negociação de tabelas de frete, emissão de documentos, auditoria de valores e demais processos relacionados ao transporte.

A gestão de fretes, apesar da sua relevância no contexto logístico, parece estar distante da realidade de muitos embarcadores, dos menores aos maiores. As empresas ainda não perceberam como (e quanto) podem estar perdendo dinheiro, seja pela ausência de uma atuação estratégica, ou mesmo em atividades primárias, porém não menos importantes, como o controle de pagamentos, por exemplo.

Na verdade, quando falamos em gestão de fretes não é possível pensar em resultados e análises mais avançadas sem garantir que o que está sendo pago realmente corresponde ao devido, isto é, que as cobranças estejam de acordo com a tabela de frete negociada. Esta é a base da auditoria e é sobre isso que você vai saber mais a partir de agora.

Auditoria de Fretes

A auditoria de fretes é uma das principais atividades presentes na operação logística das empresas. É um processo que demanda uma série de esforços da equipe logística principalmente por dois motivos: o primeiro se deve ao grande volume de CT-es movimentados – que normalmente alcança a casa dos milhares todo mês – e o segundo, devido à complexidade das tabelas de frete, comum em boa parte das contratações.

Fatores como esses causam efeito direto na eficiência operacional do embarcador, tendo em vista a necessidade de a empresa contar com profissionais e/ou sistemas de gestão capazes de auditar fretes e faturas de forma ágil e assertiva, sem margem para erros, pois qualquer descuido pode provocar sérios prejuízos financeiros.

Apesar de algumas empresas não realizarem a conferência ou terem como prática a validação por amostragem é preciso compreender a auditoria como um procedimento indispensável, que visa ampliar o controle ao identificar e corrigir falhas, evitando pagamentos indevidos.

Principais motivos de divergência de frete e como resolvê-los   

Considerando os aspectos citados, é imprescindível ficar atento aos possíveis erros na emissão de documentos de transporte e cobrança das transportadoras. Por isso, listamos as principais causas de divergência de frete e como atuar em cada uma delas. Vamos lá?

1. Reajuste automático da tabela de frete

Em geral, as negociações de transporte sofrem reajuste anual em virtude do aumento do custo operacional do transportador e tudo o que envolve a prestação do serviço: pneus, combustível, estrutura física, seguro, etc.

Contudo, condicionar a negociação ao reajuste automático é uma prática que deve ser evitada pelo embarcador, pois, eventualmente, a nova tabela pode não ser entregue a ele até o término da vigência da tabela atual e esse é um dos motivos que geram inconsistência nas cobranças de frete.

Ao receber os conhecimentos e auditá-los em relação à tabela que tem em mãos, a empresa encontrará divergência à maior, considerando que os fretes foram calculados com base na tabela reajustada. Para evitar situações como essa, o embarcador deve negociar previamente qualquer alteração na tabela e buscar o equilíbrio entre valor e nível de serviço. Isso lhe será favorável tanto na gestão financeira como na auditoria de fretes, além de aumentar o grau de integração e relacionamento com seu transportador.

2. Não acatar o preço da cotação

Este é um erro cometido pela transportadora quando, ao fechar o preço do frete com base em uma cotação, não considera o valor cotado no conhecimento de transporte e documento de cobrança.

Nesses casos, é importante que o embarcador tenha registro de todos os dados da cotação (número, data, valor, nome do responsável, etc.). No momento da auditoria, é preciso que essas informações estejam disponíveis para que se possa fazer a validação da cobrança e contestá-la em caso de divergência.

3. Frete calculado fora da tabela negociada

O frete calculado fora da tabela pode ser causado por diversos motivos. Entre os mais comuns estão:

1. Erros de cálculo devido a transportadora não ter a tabela cadastrada corretamente em seu sistema;
2. O embarcador ter mais de uma tabela negociada com valores diferentes, para fretes inbound e outbound, por exemplo;
3. Existem tabelas distintas para cada filial da empresa, entre outros.

Independentemente do que levou a transportadora a cometer o erro na cobrança, o embarcador deve estar atento a todos os detalhes que causam efeito direto no cálculo do frete, como a escolha de uma ou outra tabela devido ao CNPJ de suas filiais ou o tipo de operação realizada. O fato é que, quanto maior for o número de particularidades presente nas negociações, maior será a probabilidade de ocorrer algum tipo de problema.

Para se proteger contra o pagamento de fretes indevidos, o embarcador precisa adotar procedimentos de auditoria e definir regras rígidas até a liberação das faturas para pagamento.

Aliada à implementação de processos, a empresa que ainda não dispõe de um software especialista para realizar a auditoria automática de fretes e faturas precisa avaliar se, de forma manual, consegue garantir 100% de confiabilidade em uma atividade que é plenamente suscetível a erros e que, além de tempo, exige certo nível de conhecimento e disponibilidade do profissional.

Portanto, estabeleça procedimentos de controle e conte com o apoio de um TMS embarcador. (Mais adiante, conheceremos maiores detalhes sobre os Sistemas de Gestão de Transporte – TMS).

4. Cobranças em duplicidade

As cobranças em duplicidade são decorrentes da falta de atenção e mínimo controle das transportadoras em relação à emissão de fretes e faturas. Por consequência, o embarcador que não faz a auditoria na totalidade dos documentos fatalmente arcará com prejuízo ao pagar duas vezes pelo serviço contratado.

Para eliminar as chances de pagamento em duplicidade atue preventivamente na auditoria das cobranças, de forma que exista a integração das informações contidas em notas fiscais, conhecimentos de transporte, pré-faturas e faturas de frete, visando identificar toda e qualquer relação entre esses documentos. Assim, ao receber um CT-e ou fatura, o embarcador terá condições de consultar o histórico da nota fiscal e verificar se há algum conhecimento ou cobrança da transportadora para aquela nota.

5. Serviços não prestados

A cobrança por serviços não prestados tem como origem uma falha no processo ou erro da transportadora na emissão de conhecimentos e faturas. Novamente, em situações onde o embarcador não toma qualquer medida em relação ao controle dos pagamentos de frete arcará com uma despesa que não é sua.

A ação indicada no item anterior, que se refere ao cruzamento dos dados dos documentos gerados na prestação do serviço (NF-e, CT-e e fatura), também poderá servir para identificar a cobrança indevida nesse caso. Do mesmo modo, persistindo a dúvida, o embarcador pode requerer ao transportador o comprovante de entrega ou registro equivalente que ateste a prestação do serviço.

6. Erros de cubagem

A cobrança pelos serviços de transporte de produtos volumosos pode apresentar divergência principalmente em relação à aferição das medidas dos volumes, este que é fator determinante na composição do cálculo do frete.

Ainda que não seja possível identificá-lo através da auditoria de frete – embora profissionais com experiência e conhecimento do perfil da carga consigam notar a incompatibilidade entre o peso real e o peso cubado destacados no conhecimento – esse tipo de evento pode representar grande diferença no valor do frete, causando perdas financeiras significativas ao tomador.

O embarcador pode prevenir-se de situações como essa ao estabelecer critérios para a conferência de grandes volumes em sua área de recebimento, validando a aferição feita pela transportadora e questionando qualquer diferença.

7. Não agrupamento de notas fiscais

O agrupamento de notas fiscais é um processo relativamente simples e que pode trazer economia à conta frete do embarcador. Resumidamente, trata-se de fazer, sempre que possível, a união de notas expedidas no mesmo dia e para o mesmo destinatário para que o transportador emita um único conhecimento, evitando assim o pagamento de frete mínimo para mais de um documento de transporte.

O fato de a transportadora não ter agrupado notas fiscais e ter emitido um CT-e para cada nota não significa que haverá inconsistência na cobrança do frete, e sim que o embarcador pode ter deixado de ter uma economia significativa em razão disso, já que o frete mínimo pode representar uma importante parcela das despesas de frete a médio e longo prazo. Além disso, os processos internos de gestão, controladoria e pagamento são otimizados por conta da redução no número de emissões.

É importante observar que, dependendo da negociação, o agrupamento de notas pode ser de responsabilidade do embarcador ou do transportador, e isso deve estar registrado preferencialmente no contrato ou tabela de frete.

Tecnologia aplicada à Gestão de Fretes – Sistemas TMS

Os sistemas de gerenciamento de transporte – TMS – se apresentam como a principal ferramenta de apoio aos gestores em suas tomadas de decisão. Eles representam uma classe de produto que vem incrementando a qualidade e produtividade de todo o processo de transporte e distribuição, complementando o conjunto de informações internas das organizações.

Com a aplicação do TMS, as empresas embarcadoras podem garantir o planejamento das atividades relativas à consolidação de cargas, expedição, emissão de documentos, entregas e coletas, conferência de fretes, subsídios para negociação, programação de rotas, escolha de modais, controle de custos e acompanhamento do nível de serviço.

O TMS transpoFrete, sistema de gestão comercializado pela Lottus Tech, dispõe das soluções mais avançadas para operacionalizar toda a cadeia de transporte. Dentre os recursos da plataforma, vale destacar o processo automatizado de auditoria, fator crítico para a logística dos embarcadores.

Para conhecer as funcionalidades que tornam o transpoFrete o TMS mais completo do mercado, entre em contato com os especialistas da Lottus Tech. Nós temos a solução mais aderente para as demandas da sua operação.