Gestão da Conta Frete - Ganhos ao Automatizar Processos

No ambiente logístico, inúmeras ferramentas de controle apoiam os gestores, contribuindo na otimização de processos e, consequentemente, na obtenção dos resultados.  Na gestão de transporte não seria diferente. Dentre as diversas atividades desempenhadas no setor, a manutenção do controle sobre as operações é essencial para garantir o fluxo de modo eficiente e dentro do planejado.

Diante da velocidade e assertividade exigidas pelo mercado, qualquer gerência executada por meio de planilhas, por exemplo, dependentes da intervenção humana para que possam produzir alguma resposta, se tornaram obsoletas. O que se espera, dentro da disponibilidade de cada empresa, são recursos mais avançados, como sistemas integrados que ofereçam maior agilidade e qualidade às informações.

Certamente, uma das principais atividades impactadas pela necessidade da tecnologia aplicada à logística é a auditoria de fretes. Este processo, por envolver um grande número de documentos – notas fiscais, conhecimentos de transporte e faturas – reflete em um esforço geralmente dispendioso.

O fato é que a auditoria de fretes operacional, seja de forma manual ou através de planilhas, está amplamente suscetível a erros, tendo em vista a complexidade e diversidade de formatos de cobranças aplicadas por cada transportador. Da mesma forma, requer um esforço considerável em termos de tempo, pois normalmente existe um grande volume de informações a serem auditadas.

Além disso, sabemos que o transporte representa a principal parcela das despesas logísticas. Deixar de controlar ou ser omisso em relação à sua gestão, pode-se tornar um risco financeiro para as organizações.

Frente a esses aspectos, a automatização de processos é o meio mais viável para que os embarcadores possam gerir com efetividade os custos relacionados com a operação de transporte de suas mercadorias.

TMS – Sistemas de Gerenciamento de Transporte

É possível descrever o TMS como um grande “guarda-chuva” que representa as soluções de tecnologia da informação desenvolvidas para gerenciamento das atividades de transporte. As particularidades de uma solução TMS podem variar conforme o mercado de atuação e possuem módulos específicos para apoiar o gerenciamento de cada atividade.

Por meio de sistemas de gerenciamento de transporte, empresas embarcadoras podem garantir o planejamento das atividades relativas à consolidação de cargas, expedição, emissão de documentos, entregas e coletas, conferência de fretes, subsídios para negociação, programação de rotas, escolha de modais, controle de custos e acompanhamento do nível de serviço.

Neste sentido, os diferenciais oferecidos pelas soluções TMS são:

• Proporcionar o controle de transportadoras, taxas e rotas;

• Controlar diferentes tabelas de diferentes transportadoras;

• Calcular e analisar o custo do frete por transportador, cliente e região;

• Permitir avaliações e comparativos de frete;

• Gerenciar conhecimentos de transporte, bem como realizar a auditoria dos valores cobrados em relação ao negociado;

• Indicar as melhores rotas para o percurso;

• Gerenciar o fluxo de informações por EDI;

• Administrar pagamentos de faturas e recebimentos.

Pensando nisso, um sistema TMS flexível, aderente às necessidades da empresa, que contemple os diferentes modelos de cálculos, componentes e tarifas, faz total diferença na gestão da conta frete. Um sistema de gerenciamento de transporte permite automatizar o processo de conferência de valores, proporcionando importante ganho de tempo e controle nesta atividade.

Imagine se, ao invés de auditar manualmente ou alimentar em planilha os conhecimentos de frete que sua operação movimenta diariamente (onde se aplicam inúmeras taxas e particularidades) uma plataforma permita integrar e conferir esse volume de forma automatizada, indicando aqueles que geraram algum tipo de inconsistência? Da mesma forma, permita tratar as divergências em conta corrente por transportador, mantendo registro das negociações e o controle de todo o fluxo dos seus embarques? Com um TMS especialista isso é possível, e esses são apenas alguns ganhos que se pode alcançar com a automatização.

Conhecendo os ganhos operacionais, naturalmente se projeta a ideia de quanto um TMS embarcador pode contribuir na atuação gerencial, por meio de informações precisas e em tempo real, através de relatórios e indicadores de desempenho, custos e nível de serviço, permitindo medir e controlar processos internos e terceirizados.

Dentre os resultados alcançados com a auditoria de fretes automatizada, podemos citar:

1. Efetividade no controle dos processos internos;
2. Organização e otimização de recursos;
3. Estruturação, planejamento e produtividade da equipe de logística;
4. Padronização, referência e históricos de dados;
5. Centralização, agilidade e confiabilidade das informações;
6. Administração e governança das negociações/tabelas de frete;
7. Redução da conta frete ao eliminar cobranças indevidas;
8. Atuação gerencial, apoiada por relatórios e indicadores de resultados.

Além disso, um software especialista traz consigo todos os recursos que complementam o controle de valores, como gestão dos prazos de entrega, integração de documentos e demais recursos para o gerenciamento da conta frete.

O transpoFrete, TMS comercializado pela Lottus Tech, é a plataforma mais completa do mercado para o gerenciamento da logística de transporte dos embarcadores. Suas funcionalidades contemplam todo o ciclo logístico, desde o planejamento de rotas, seleção de transportadoras, simulações, cotações, controle de demandas operacionais, auditoria de valores, até o pagamento de faturas e acompanhamento do pedido. Tudo isso com o apoio de relatórios gerenciais e indicadores para análise.  

Para saber como o transpoFrete pode transformar a gestão de fretes da sua empresa, entre em contato conosco. Desenvolvemos a solução perfeita para atender as necessidades do seu negócio.