6 Estratégias de Negociação e Gestão de Fretes para Embarcadores

Em geral, a gestão de fretes demanda uma série de análises e processos que são fundamentais não apenas para a eficácia da operação logística, mas para o sucesso do negócio como um todo. Os impactos causados a partir da contratação de transportadoras atingem vários setores – internos e externos – e quando refletem negativamente no atendimento ao cliente podem produzir efeitos desastrosos, muitas vezes, irreversíveis para a empresa.

Nesse sentido, fica evidente o desafio da logística em atuar de maneira assertiva quanto a ampliação da eficiência operacional e, ao mesmo tempo, buscar constantemente a redução da conta frete, cujo os gastos absorvem grande parte dos custos totais da companhia.

Mas como abranger, simultaneamente e em níveis adequados, valor de frete e nível de serviço em um contrato de transporte quando, em tese, estas variáveis são diretamente proporcionais?

Para responder a esta pergunta, é importante que a seleção de transportadoras esteja fundamentada nas seguintes práticas, visando assim ampliar as margens e potencializar os resultados das contratações:

1. Ter Pleno Domínio da Carga e Operação

Demonstrar segurança é o primeiro passo para atingir os objetivos em uma negociação. Para isso, é fundamental conhecer plenamente as características da mercadoria e a dinâmica do processo logístico da empresa. Entre outros aspectos, é importante analisar:

• Volumetria de carga, regiões e prazos de entrega;
• Demandas sazonais e particularidades de clientes;
• Participação de distribuição fracionada e lotação;
• Índice de quebras, avarias, retorno e devoluções;
• Procedimentos e documentação;
• Exigências relativas a seguro, contrato de transporte, entre outros.

Ter o domínio de informações como essas e fornecê-las de forma clara em uma negociação de fretes permitirá a implementação de um acordo comercial mais objetivo, aderente e alinhado ao perfil de carga do embarcador. Do mesmo modo, é importante apresentar sua operação logística ao transportador – ampliando sua visão sobre a carga e processos operacionais – permitindo esclarecer eventuais dúvidas previamente.

2. Construir Relações de Parceria

A gestão de fretes implica na tomada de decisões determinantes para o desempenho financeiro da empresa e refletem nas variáveis de qualidade e atendimento. Obviamente, obter redução de custos é essencial diante do atual momento econômico do país, contudo, construir relacionamentos confiáveis e seguros com os parceiros de transporte promove resultados que podem superar uma eventual economia.

O fato é que embarcador e transportador precisam compreender a negociação de frete como uma possibilidade de futuro conjunto, estabelecer índices de eficiência compatíveis com o patamar de preços acordado, com o objetivo de gerar benefícios reais para ambos os lados.

3. Estabelecer Critérios de Seleção

Optar por uma transportadora apenas em função da melhor oferta de preço pode ser o início de sérios problemas. Os critérios de seleção na contratação de transporte devem exceder as propostas de frete reduzido. Quando o embarcador confia sua carga ao transportador precisa encontrar a partir daí a “solução dos seus problemas”. Entre outros aspectos, é fundamental avaliar se a empresa:

• Possui estrutura adequada e frota em plenas condições de operação;
• Investe em tecnologia, integração de dados e fornece informações em tempo real;
• É ágil e oferece rápida resolução em ocorrências de entrega;
• Conta com equipe qualificada e suporte proativo em situações críticas;
• Apresenta processos definidos e fluxo de informações eficiente;
• Opera com seguro de carga e demais exigências legais;
• Cumpre com prazos e acordos de nível de serviço;
• Negocia tarifas e flexibiliza sua operação em prol do atendimento.

Naturalmente, devido à dinâmica das operações logísticas, não é possível assegurar um processo linear na distribuição e transporte, nem garantir que tudo ocorrerá sem contratempos. No entanto, o transportador que pratica preços muito baixos dificilmente estará preocupado com fatores como esses, mesmo porque não conseguirá atendê-los.

Quando a carga requer cuidados especiais e possui características específicas de movimentação e transporte, a busca deve se concentrar em transportadoras especialistas, já que oferecem a estrutura e o conhecimento necessários para atender as particularidades daquele tipo de material.

4. Realizar Simulações

Ao definir os parâmetros do processo de negociação é possível realizar uma pesquisa direcionada aos transportadores que realmente possam atendê-los, seja em termos de operação, tecnologia, tarifa, entre outros.

Nesse contexto, no que se refere ao valor de frete, é importante fundamentar sua análise em, no mínimo, três propostas distintas. A cotação ou simulação de embarques baseada em cenários reais da operação auxilia na identificação de pontos positivos e negativos de cada tabela, aumentando o poder de barganha e sendo um aliado na tomada de decisão.

5. Priorizar Investimentos em Segurança e Tecnologia

Há algum tempo, já não cabe dissociar a tecnologia das operações logísticas face a necessidade constante de gerenciamento de cargas, documentos e informações. Mais do que isso, estas demandas precisam ser atendidas de imediato, em tempo real ou, até mesmo, prevendo situações. No serviço de transporte, a tecnologia está presente em processos como:

• Distribuição e roteirização de entregas;
• Rastreamento e monitoramento de cargas;
• Integração automática de arquivos eletrônicos;
• Coleta, cotação, suporte e serviços online, entre outras frentes.

Além de ampliar o controle e segurança da carga, a tecnologia diminui significativamente o índice de erros; aumenta a velocidade, precisão e fluidez das informações, atuando diretamente na redução dos custos de transporte, bem como na melhoria do nível de serviço.

6. Gerenciar Resultados

Medir o desempenho de qualquer ação é premissa para identificar possíveis desvios e atuar na sua correção. O uso de indicadores logísticos surge da necessidade de alcançar maiores níveis de eficiência e qualidade.

Os custos logísticos, aliado ao fato de que o processo de distribuição tem participação direta no atendimento ao cliente, faz com que o mesmo tenha que ser constantemente gerenciado. E para estabelecer um processo de gerenciamento de resultados baseado em indicadores de desempenho, é fundamental:

1. Definir quais serão os itens de controle;
2. Apontar quais serão as metas de cada indicador;
3. Identificar de que forma as informações serão coletadas;
4. Deliberar os responsáveis pela coleta e inclusão dos dados;
5. Decidir a frequência com que cada indicador será avaliado;
6. Medir e atuar sobre os resultados.

A implantação de indicadores que impactam de forma efetiva a operação logística representa um caminho seguro na busca dos objetivos planejados, sendo a maneira mais eficaz de acompanhar a atuação operacional e os resultados financeiros obtidos com os parceiros de transporte.

E para contribuir com a implementação e gerenciamento de todos esses pontos é fundamental que os gestores possuam as informações necessárias de modo rápido, seguro e assertivo. Os Sistemas de Gestão de Transporte (TMS) se apresentam como forte aliado ao fornecer dados precisos para a correta tomada de decisão.

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